Cómo organizar desorden digital

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En mi trabajo actual y en los anteriores siempre me han considerado organizada, pero cuando se trataba de organizar mis propios archivos en casa puedo decir con toda sinceridad (y un poco de pena 😉 ) que había mantenido un desorden digital.

Hasta que un día pensé “¿Cómo va a ser que mi propia computadora se vea desordenada?”.  Algo así como el dicho: “en casa de herrero, cuchillo de palo”. Ese día organicé mi computadora como si me estaban pagando para hacerlo.

Se nos llena el inbox de correo, 1000 fotos que guardar y nuestro “Escritorio” se ve lleno de documentos que ya no nos sirven.

Nuestro mundo se volvió electrónico hace unos 20 años aproximadamente y crece cada día exponencialmente.  Cada vez tenemos nuevas aplicaciones, tomamos fotos desde nuestro celular, buscamos recetas y cada vez tenemos más archivos digitales que guardar.

Al organizar las fotos digitales me di cuenta que en mis archivos del 2001/2002 eran apenas unas 400 fotos en ambos años. Ahora tomamos más de mil en un solo viaje…y si no las bajamos pronto, se nos llena el cupo del celular y paramos pagando por el acceso a “la nube”. Así que ….¿Cómo podemos organizar todos los archivos electrónicos?

Primero, separemos los archivos digitales en: Personales, Negocio, Fotos y Videos

Si usted comparte la computadora con su pareja, que él o ella tenga su propio usuario con su propio set de folders personales, negocios, fotos y videos.

Archivos Personales

Todos los documentos personales que hemos acumulado durante la vida (o la vida de nuestra computadora) la podemos guardar bajo un solo folder que se llame “Personal”.  Este folder puede contener sub folders que contengan documentos financieros, documentos de salud, curricula, documentos de colegio y universidades, recetas y cocina, etc.

Archivos de Negocio

Separar todos los documentos relacionados a un negocio a un folder individual con subfolders según la categoría. Como por ejemplo: inventarios, costos, ventas, mercadeo, estados financieros, clientes, etc.

Si el negocio requiere de fotos, haga un subfolder dentro de los archivos de negocio que se llame Fotos de Negocio.  No mezcle fotos del negocio con las fotos personales.

Fotos

Inicialmente empecé a organizar las fotos según el evento.  Por ejemplo: mi boda, cumpleaños, viaje 2015, bebe, etc.  Al crecer mi familia, me di cuenta que empezaba a crear folders con el nombre de mis hijos.  Bebe 1 y  bebe 2…¿pero qué hacía con las fotos donde salían ambos? Decidí simplificar la organización de fotos según el año.

Dentro de cada folder de estos, se encuentran organizados por evento.  Es decir, por ejemplo, adentro de año 2016 hay subfolder de cumpleaños, navidad, semana santa, viaje, etc.  La única carpeta que está aparte, es la carpeta de documentos de ID, que no son fotos de eventos y al estar separada, se encuentra fácil cuando se necesita uno de estos documentos.

Todas las fotos deben tener un back up, ya sea pagando un servicio como el de dropbox.com, icloud, google drive o comprando un disco duro externo de por lo menos de uno a tres terabytes.  No deje sus fotos únicamente en la computadora.  Es muy riesgoso dejarlas en un solo disco duro, busque alternativas para un back up.

Videos

Los videos se organizan de la misma manera que las fotos, primero por año y luego por evento.  Si su pareja tiene también tiene fotos y videos, pónganlos todos juntos en la carpeta de archivos compartidos.  Así no hay dos lugares distintos donde las fotos estén organizadas. De igual manera, haga back up de sus videos.

Correo Electrónico (Email)

Mantener el inbox del email vacío y organizado a veces pareciera una tarea titánica.  Nos llegan correos de muchos lugares a los cuales nos hemos suscrito y muchas veces a algunos que no.  Una de mis tareas semanales, es empezar la semana con 0 correos en las diferentes cuentas de correos que mantengo: la cuenta personal, las de este blog y la del trabajo. Esto con el fin de no estresar mi mente al pensar que tengo X cantidad de correos sin revisar.

Unsuscribe (o no suscribirse en español) es una palabra mágica.  No se suscriba a todos los almacenes de ropa, ropa de niños, zapatos, artículos de deporte, etc. No solo llenan su inbox de muchas “ofertas” que le roban un minuto de su valioso tiempo para borrarlos, si no también lo ponen en la tentación de gastar y gastar mucho, pues estas “ofertas” llegan a diario y a veces hasta dos veces al día.  Esto le ayudará a leer solo lo que le interesa, mantener organizado su email y a no hacer gastos fuera de presupuesto.

Si su correo ya llegó a más de 500 correos sin leer, dedique un tiempo en borrar todos los correos que no ha leído y déjelos en cero. Verá que mantener su inbox limpio le ayudará a pensar más claro.

Escritorio

Por escritorio me refiero al escritorio de la computadora, a la imagen inicial a la cual se enciende la computadora.  Todos llenamos el escritorio de muchos archivos que queremos guardar de forma rápida para después dejarlos en el olvido y se acumulan haciendo esto una imagen visual desordenada.  ¡Borre! o guarde los que considera que sí vale la pena archivar y deje su escritorio lo más limpio posible.

Deje únicamente los iconos de los programas a los cuales tiene acceso directo y un máximo de tres accesos directos de los folders a los cuales trabaja más seguido.  Nuevamente, empiece de cero y cuando se le empiece a llenar, vuelva a dedicarle un poco de tiempo a ordenar y borrar.

Espero que estos tips de cómo organizar los archivos digitales, que he aprendido en el camino, lo ayuden a tener una mente clara y una visión despejada.  Así, al estar sentado frente a su computadora, le pueda sacar el máximo a su tiempo y su trabajo sea eficiente. Me encantaría oír sus comentarios.  ¿Cómo le ha ayudado este artículo?

Saludos,

mamamultitasking

Lou es la autora detrás del blog de Mama Multitasking. Soy esposa, mamá, blogger y especialista en mercadeo digital, especialmente el SEO. Empecé este rumbo con una página de Facebook en el 2015, después lo convertí en un blog a finales del 2016. En este blog, comparto mi pasión en ser organizada en la vida y las finanzas personales.  Si quieres aprender de Marketing Digital y SEO, aprende más en mi página web LourdesHurtado.com y escucha mi podcast.

 

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